Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité a pour objet d'informer les utilisateurs de la plateforme PilotAsso (ci-après la « Plateforme ») des modalités de collecte et de traitement de leurs données personnelles, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Libertés ».

1.1. Lorsque PilotAsso agit en qualité de responsable de traitement

Le responsable des traitements décrits dans la présente politique, s'agissant des données des utilisateurs et clients de la Plateforme (site public, demandes de démonstration, création et gestion des comptes utilisateurs, relation commerciale et facturation des abonnements), est :

STUDIO NOOLA, société par actions simplifiée au capital social de 1000 €, dont le siège social est situé au 60 RUE FRANCOIS IER 75008 PARIS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 999 280 910, représentée par Mme Laetitia Gonzalez.

1.2. Lorsque PilotAsso agit en qualité de sous-traitant

S'agissant des données à caractère personnel intégrées, connectées ou générées par les associations clientes sur la Plateforme dans le cadre de leur pilotage (données budgétaires et financières, suivi des subventions et financements, gouvernance, suivi d'activité et données relatives aux intervenants ou administrateurs), le client est seul responsable de traitement.

PilotAsso agit exclusivement en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, sur instruction documentée de l'association. Les conditions juridiques et techniques de cette sous-traitance sont encadrées par l'Accord de Sous-traitance des Données (DPA).

2.1. Demandes de démonstration, contact et prospection

2.2. Inscription aux lettres d'information et communications

2.3. Création, administration du compte utilisateur et accès à la Plateforme

2.4. Facturation, gestion de la relation commerciale et souscription

2.5. Support client, assistance technique et relations utilisateurs

2.6. Interactions avec l’assistant IA

2.7. Navigation, sécurité de l'infrastructure et prévention de la fraude

2.8. Mesure d'audience, statistiques d'usage et cookies non essentiels

2.9. Traitement des réclamations, exercice des droits RGPD et litiges

2.10. Recueil des avis, témoignages et enquêtes de satisfaction

Les données collectées sont destinées aux équipes habilitées de PilotAsso (support, technique, commercial, comptabilité) ainsi que, le cas échéant, aux sous-traitants énoncés en Annexe A intervenant pour le compte de PilotAsso dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions respectives.

Chaque sous-traitant est lié à PilotAsso par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD garantissant un niveau de protection adéquat des données traitées.

PilotAsso privilégie l'hébergement et le traitement des données personnelles au sein de l'Union européenne (UE) et de l'Espace économique européen (EEE).

Toutefois, pour les besoins du fonctionnement de la Plateforme et la fourniture de certains services (notamment les services d'intelligence artificielle), des données peuvent faire l'objet de transferts auprès de prestataires ou sous-traitants situés dans des pays tiers hors UE/EEE.

Dans cette hypothèse, PilotAsso s'assure préalablement que ces transferts soient encadrés conformément aux exigences du RGPD au moyen des garanties juridiques et techniques appropriées suivantes tels que des décisions d’adéquation ou la signature des clauses contractuelles type adoptées par la Commission européenne.

PilotAsso met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles renforcées afin de garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données :

En cas de constatation d’une violation de données à caractère personnel susceptible d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, PilotAsso s'engage à en informer la CNIL ainsi que les personnes impactées dans les meilleurs délais, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD, et à prendre toutes les mesures raisonnables pour en limiter les conséquences.

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données (RGPD et loi Informatique et Libertés), toute personne concernée par un traitement dispose de droits sur ses données à caractère personnel :

Droits d’accès, de rectification et de mise à jour : Il est possible de demander l’accès aux données personnelles détenues par PilotAsso, ainsi que leur rectification, leur complémentation ou leur mise à jour lorsqu'elles sont inexactes ou incomplètes.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : La suppression des données personnelles peut être sollicitée dans les cas prévus par la réglementation, notamment lorsque ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit d’opposition : Toute personne dispose du droit de s’opposer à tout moment au traitement de ses données pour des motifs légitimes liés à sa situation particulière. S'agissant des actions de prospection commerciale et de communication, l'opposition peut s'exercer à tout moment et sans avoir à justifier d'un quelconque motif.

Droit à la limitation du traitement : Il est possible de demander le gel ou la suspension temporaire du traitement des données dans les conditions prévues par la loi.

Droit à la portabilité : Les personnes concernées peuvent demander à recevoir les données personnelles qu'elles ont fournies à la plateforme dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou à ce que ces données soient transmises directement à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement faisable.

Directives post-mortem : Des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des données personnelles après le décès peuvent être formulées et transmises au responsable de traitement.

Pour les traitements dont PilotAsso est responsable (comptes utilisateurs, prospection, facturation), ces droits s'exercent par email à : dpo@nootecsn.com.

En cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur, des informations complémentaires ou la fourniture d'un justificatif d'identité pourront être exigées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données.

S'agissant des données de membres/adhérents traitées par PilotAsso pour le compte d'un client, la demande doit en principe être adressée directement au responsable de traitement de l’organisme concerné ; PilotAsso transmettra le cas échéant toute demande reçue à tort au client.

Toute personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

La Plateforme PilotAsso peut être amenée à déposer des cookies et autres traceurs sur l'équipement terminal de l'utilisateur lors de sa navigation.

Les traceurs utilisés se répartissent en deux catégories :

Cookies strictement nécessaires au fonctionnement (exemptés de consentement) : Ces traceurs techniques sont indispensables pour assurer la navigation sur la Plateforme, l'accès sécurisé aux espaces utilisateurs, la mémorisation de la session et la gestion des choix en matière de cookies. Conformément aux directives de la CNIL, ils ne nécessitent pas le recueil préalable du consentement.

Cookies soumis à consentement (mesure d'audience, analyse d'usage et personnalisation) : Sous réserve du consentement préalable et exprès de l'utilisateur, des traceurs tiers ou internes peuvent être utilisés pour mesurer la fréquentation du site, analyser les parcours d'utilisation afin d'améliorer l'ergonomie de l'outil, ou proposer des fonctionnalités personnalisées.

Lors de la première visite sur la Plateforme, un bandeau d'information dédié permet d'accepter, de refuser ou de paramétrer le dépôt de chaque catégorie de cookies non essentiels.

Le choix exprimé (acceptation ou refus) est conservé pendant une durée de 6 mois. L'utilisateur conserve la possibilité d'adapter ou de retirer son consentement à tout moment via le lien de gestion des cookies accessible en bas de page de la Plateforme (« Gestion des cookies »).

PilotAsso se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité, notamment pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques. Toute modification substantielle fera l'objet d'une information appropriée des utilisateurs.

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données, l’utilisateur peut contacter le délégué à la protection des données (DPO) aux adresses suivantes :

Annexe A – Liste des Sous-traitants ultérieurs

À la date du présent Accord, les Sous-traitants ultérieurs suivants sont autorisés :

Hébergement : Hostinger (société Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Chypre)

Solution de paiement : Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irlande)

Solution d'emailing / notifications : Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande)

Solution IA : OpenRouter (OpenRouter Inc. 169 Madison Avenue, New York, NY 10016, United States)